Luomuvaatimusten mukainen varastokirjanpito on monille luomutiloille työläin ja hankalin kirjanpitoasia. Yksi yrittää hoitaa sitä ruutupaperilla, toinen Excelillä ja kolmas kalenterilla, joku käyttää näitä kaikkia ja on silti epävarma.
Lähes kaikki luomutilat kokevat luomusäädösten mukaisen varastokirjanpidon hankalaksi ja liikaa työtä aiheuttavaksi asiaksi. Lisäksi se aiheuttaa
stressiä vuosittaisessa luomutarkastuksessa, vaikka kaiken pitäisi olla kunnossa.
Näin ei tarvitse olla. Luomutilan varastokirjanpidon voi tehdä nykyaikaisesti ja helposti omalla kännykällä. Ratkaisu on Sirppi-mobiilisovellus ja Sirppi-pilvipalvelu. Ja mikä parasta, Sirpin saa käyttöön ilmaiseksi.
Sirppi-mobiilisovelluksen varastokirjanpito on luomuviljelijöiden kehittämä ja tarkastajien kehuma käytännön työkalu. Sirppi tuo luomun varastokirjanpidon nykyaikaan ja antaa viljelijälle mahdollisuuden keskittyä varsinaiseen työhönsä.
Hyvällä, nimenomaan luomutiloille suunnitellulla kännykkäsovelluksella asiat voi kirjata heti ja luotettavasti.
- Kun siemeniä puretaan varastoon, kännykkään voi tallentaa tästä tiedon ja ottaa ohimennen siemensäkin kyljestä valokuvan vakuustodistuksesta.
- Kun viljaa lastataan, siilon voi merkitä heti tyhjäksi kännykällä ja liittää merkintään valokuvan viljapassista.
- Kun rehupaaleja siirretään pellolta latoon, työmies voi kirjata siirron omalla kännykällään.
- Siementen ja lannoitteiden käyttö lohkoilla kirjautuu automaattisesti pois varastosta.
Sirpin avulla kaikki varastokirjanpidon tapahtumat ovat aina valmiita luomutarkastajan katsottaviksi. Tarkastajaa varten voi tulostaa varastotapahtumat ja varastotaseen pdf-tulosteina tai paperille. Ja tietysti näyttää tietoja suoraan kännykästä, tabletilta tai tietokoneelta. Samat tiedot ovat nähtävissä kaikilla laitteilla.
Varastokirjanpidon lisäksi sähköpostiin voi tilata mm. rehukirjanpidon ja kuivurikirjanpidon. Sirppi sisältää kaikki nämä samassa paketissa, samalla kirjausvaivalla. Ajan tasalla ja omassa taskussa.
Mitä luomutila voi tehdä Sirpin varastokirjanpidolla?
- Merkitä tarvikkeiden ostot ja tuotteiden myynnit helposti omalla kännykällä
- Ottaa varastotapahtumiin liittyviä valokuvia (vakuustodistukset, viljapassit, ostokuitit …)
- Nähdä kännykästä ajantasaisen tiedon tilalla olevista siemenmääristä, lannoitteista ja viljavararastoista (viljalaji, siilon numero, miltä pellolta puitu, kenelle myyty …)
- Katsoa, muuttaa ja lisätä varastotapahtumia kännykällä, tabletilla ja tietokoneella
- Merkitä rehujen siirrot varastosta toiseen
- Täsmäyttää varastot halutessaan tietokoneen isolla näytöllä ja näppäimistöllä
- Tulostaa varastokirjanpidon, tuotevirtakirjanpidon ja viljavarastot pdf-tiedostoiksi
- Antaa työntekijöille alitunnukset, jotta he voivat itse tallentaa omat varastoihin vaikuttavat työnsä
- Jos tila käyttää myös Sirppi-sovelluksen lohkokirjanpitoa, tarvikkeiden käyttö lohkoilla kirjautuu automaattisesti pois varastosta. Vain lopputäsmäytys jää käyttäjän tehtäväksi.
Luomutilan varastokirjanpidon vaatimukset
Luomutilan varastokirjanpitoon pitää merkitä erikseen jokainen tilalle tullut tuote ja tarvike, samoin jokainen tilalta lähtenyt tuote ja tarvike. Myös oma käyttö ja tuotanto pitää kirjata. Jokaisen kirjauksen pitää sisältää tapahtuman päivämäärä. Tieto varastojen oikeista määristä ei riitä, mutta sekin pitää tietää.
Luomutilan varastokirjanpidon vaatimukset määritellään Ruokaviraston Luonnonmukaisen tuotannon ehdoissa. Joissakin artikkeleissa luomun varastokirjanpidosta voidaan käyttää osittain myös nimitystä Tuotevirtakirjanpito.
Luomun varastokirjanpidon vaatimukset lyhyesti
- Varastokirjanpidosta on selvittävä kaikki tilalle hankitut, tilalla käytetyt ja tilalta luovutetut tuotteet ja tuotantopanokset sekä varastotase.
- Tilalle tulevista ja tilalta lähtevistä tuotantopanoksista ja tuotteista on pidettävä kirjaa.
- Varastokirjanpitoon kirjatut tiedot on voitava osoittaa oikeiksi asianmukaisilla tositteilla.
- Muistiinpanot on tehtävä seitsemän vuorokauden kuluessa tapahtumasta.
Luomutilan varastokirjanpidosta on käytävä ilmi:
- Kaikki tilalle hankitut tuotantopanokset ja maataloustuotteet
- Koskee mm. lannoitteita, karjanlantaa, maanparannusaineita, kasvinsuojeluaineita, siemeniä ja kaikkia maataloustuotteita
- Kaikista em. varastotapahtumista pitää merkitä ylös ainakin
- määrä ja laatu (esim. 4500 kg siemenohraa)
- tuotantotapa (luomu, siirtymävaihe, tavanomainen)
- tuotteiden myyjä
- tuotteiden toimittaja (jos eri kuin myyjä)
- toimituspäivä
- Kaikki tilalla tuotetut ja käytetyt maataloustuotteet
- tuotteiden sato, kokonaismäärä ja laatu
- mahdollinen hävikki
- tuotteiden tuotantotapa (luomu, siirtymävaihe, tavanomainen).
- Kaikki tilalta myydyt tai luovutetut tuotantopanokset ja maataloustuotteet:
- määrä ja laatu (esim. 9000 kg mallasohraa)
- tuotteiden tuotantotapa (luomu, siirtymävaihe, tavanomainen)
- tuotteiden vastaanottajat
- tuotteiden ostajat (jos ostaja eri kuin vastaanottaja)
- toimituspäivä
- Varastokirjanpidon tase eli paljonko tuotantopanoksia ja tuotteita on kullakin hetkellä varastossa.
Esimerkkejä luomutilan varastotapahtumista (varastokirjanpidon kirjauksista):
- 14.5.2019, Lisäys: Osto, 4500 kg, siemen, Ohra Kymppi, luomu, myyjä Hankkija, Varasto: Siemenvarasto. Lisäksi talteen vakuustodistus ja ostotosite.
- 18.5.2019, Vähennys: Käyttö omilla lohkoilla, 1052 kg, siemen, Ohra Kymppi, luomu, Varasto: Siemenvarasto.
- 15.9.2019, Lisäys: Oma sato, Ohra Kymppi, 9700 kg, Varasto: Kuivuri siilo 7. Lisäksi tieto, miltä lohkolta puitu.
- 17.12.2019, Vähennys: Myynti, Ohra Kymppi, 9700 kg, Varasto: Kuivuri siilo 7. Lisäksi talteen viljapassi tai vaatimustenmukaisuusvakuutus.
Esimerkki luomutilan varastokirjanpidon tasetulosteesta:
Varastotase 15.11.2019:
- Siemenvarasto: Siemen Ohra Kymppi 3448 kg, Siemen Kaura Fiia 1200 kg
- Viljavarasto Siilo 1: Kaura Fiia 12500 kg
- Viljavarasto Siilo 2: Ohra Kymppi 9700 kg
Fiksu tapa hoitaa luomutilan varastokirjanpito
Sirppi-sovellus tuottaa luomutilan varastotulosteet automaattisesti ja pitää koko ajan reaaliaikaista kirjaa siitä, paljonko tavaraa on nyt varastossa. Sinun tarvitsee vain tallentaa varastotapahtumat. Sirppi hoitaa muun. Jokainen tilan työntekijä voi tallentaa omat työnsä, jos annat siihen luvan.
Jos käytät myös Sirpin lohkokirjanpitoa, suuri osa varastokirjanpidon kirjauksista syntyy automaattisesti. Sirppi kirjaa siemenet ja lannoitteet pois varastosta sitä mukaa, kun kuittaat lohkokirjanpidossa kylvöjä tehdyiksi. Kun tyhjennät kuivuria varastosiiloon, voit helposti valita listalta lohkon, jolta vilja on puitu. Näin tämäkin tieto näkyy luomutarkastajalle.
Lohkotiedot Sirppi hakee maataloushallinnon Vipu-palvelusta ja säätiedot Ilmatieteen laitoksen lähimmältä sääasemalta. Näin se osaa ennustaa myös lohkokohtaiset puintiajat.
Lisätietoja Sirpistä löytyy sivulta www.sirppi.fi. Voit ottaa Sirpin tilasi käyttöön ilmaiseksi.
Ps. Sirpin kehityksen takana ovat käytännön viljelijät. Ota yhteyttä, jos sinulla on kehitysideoita!
Lohkokirjanpitoon ja viljelysuunnitteluun liittyviä artikkeleita:
Peltokartta kännykkään, karttamerkintöjen teko kännykällä
